Aktualności

W panelu uczestniczyły Anna Aniszewska, prezes zarządu biura rachunkowego Tax Free, Monika Salawa, właścicielka Biura Rachunkowego Solidna Księgowa, Małgorzata Wysołuch, kierownik ds. komercjalizacji produktu w Symfonii, oraz Małgorzata Mazur, współzałożycielka i partner zarządzająca Value Finance, ekspertka księgowości zarządczej i transformacji cyfrowej.

Punktem wyjścia była dokumentacja elektroniczna i papierowa. Czy biuro bez segregatorów nadal brzmi jak wizja przyszłości? Panelistki wskazywały, że cyfrowy obieg dokumentów jest już częścią codziennej pracy, a jego rozwój zmienia także oczekiwania wobec księgowych.

Zaufanie przenosi się z szafy do systemu
Małgorzata Wysołuch zwróciła uwagę, że przez lata klient mógł utożsamiać bezpieczeństwo dokumentów z ich fizyczną obecnością w biurze. Segregator z nazwą firmy, zamykana szafa i klucz były czytelnymi znakami, że księgowa sprawuje nad nimi pieczę.

W środowisku cyfrowym ten sam klient potrzebuje innych informacji: jak dokumenty trafiają do biura, gdzie są przechowywane, kto ma do nich dostęp i w jaki sposób są chronione. Zdaniem przedstawicielki Symfonii ogólne zapewnienie o bezpieczeństwie może nie wystarczyć. Wiarygodność buduje umiejętność przedstawienia procesu w kilku zrozumiałych krokach.

Uporządkowany obieg dokumentów pomaga również w codziennej obsłudze. Dostęp do umów, deklaracji i rozliczeń w jednym miejscu ułatwia wyszukiwanie danych oraz przygotowanie materiałów potrzebnych klientowi, bankowi czy inwestorowi.

Dobry system potrzebuje świadomych użytkowników
W dalszej części rozmowy mocno wybrzmiał temat cyberbezpieczeństwa. Panelistki podkreślały znaczenie wyboru sprawdzonych dostawców, odpowiednich zabezpieczeń i kopii zapasowych. Wskazywały też, że biura, które nie mają własnego zaplecza IT, mogą korzystać ze wsparcia zewnętrznych specjalistów.

Szczególną uwagę poświęcono pracownikom. To oni każdego dnia odbierają wiadomości, otwierają załączniki i wymieniają dokumenty z klientami. Bez wiedzy o zagrożeniach mogą popełnić błąd, który narazi dane mimo zastosowanych zabezpieczeń.

Uczestniczki apelowały, by właściciele dzielili się z zespołami wiedzą zdobywaną podczas konferencji i szkoleń. Procedury powinny być zrozumiałe dla osób, które stosują je w praktyce. Pracownik musi wiedzieć, jak rozpoznać podejrzaną wiadomość i co zrobić, gdy pojawią się wątpliwości.

W dyskusji wskazywano także na wartość komunikowania klientom zasad ochrony danych oraz przypominania im o bezpieczeństwie po ich stronie. Takie działania pokazują, że biuro troszczy się o szerszy interes przedsiębiorcy.

Księgowy, klient i instytucja finansująca
Kolejnym tematem była rola biura rachunkowego w przygotowaniu przedsiębiorcy do kredytu, pozyskania inwestora lub sprzedaży firmy.

Małgorzata Mazur podkreślała znaczenie jakości i spójności dokumentacji. Technologia pozwala szybko przygotować dane, ale księgowy powinien również znać plany klienta i odpowiednio wcześnie zauważyć kwestie wymagające uporządkowania. Braki ujawnione dopiero podczas rozmów z inwestorem mogą opóźnić cały proces.

Anna Aniszewska zaznaczała, że dobra marka biura sama w sobie nie przesądza o uzyskaniu kredytu. Wartością jest natomiast profesjonalne przygotowanie klienta: analiza jego sytuacji, ustalenie wymagań instytucji finansującej i dostarczenie kompletnego zestawu dokumentów.

Zachęcała do opracowania w biurze procedury postępowania na wypadek, gdy klient zgłasza potrzebę finansowania. Pozwala to ograniczyć kolejne prośby o brakujące materiały i usprawnić komunikację. Podkreślała również, że dodatkowa praca powinna być jasno opisana i odpowiednio wyceniona.

Marka biura ma twarz człowieka
Monika Salawa mówiła o budowaniu rozpoznawalności poprzez media społecznościowe. Dzielenie się wiedzą pozwala potencjalnym klientom poznać księgową, jej sposób wyjaśniania przepisów i podejście do przedsiębiorców jeszcze przed pierwszym kontaktem.

Zaznaczała jednak, że liczba obserwujących nie przekłada się automatycznie na liczbę klientów. Wybór biura rachunkowego wymaga zaufania, a jego budowanie potrzebuje czasu i systematyczności.

Znaczenie kontaktu z człowiekiem przewijało się przez cały panel. Klient chce wiedzieć, na jakim etapie jest jego sprawa, co zostało sprawdzone i jakie działania będą potrzebne. Zadanie rutynowe dla księgowego może być dla przedsiębiorcy źródłem dużego stresu.

Dyskusja podczas MKBR pokazała, że nowoczesne biuro buduje wiarygodność poprzez codzienną praktykę: bezpieczny obieg dokumentów, przygotowany zespół, rzetelne dane i sprawną komunikację. To właśnie te elementy pozwalają wykorzystać cyfryzację do lepszej obsługi klientów.