Aktualności

W dyskusji udział wzięli Ewelina Włodarczyk – doradca podatkowy, właścicielka kancelarii podatkowej Prospect i partner zarządzający w Taxido.pl, Karol Wątrobiński – radca prawny i wspólnik w kancelarii WN Legal Wątrobiński Nartowski oraz Mateusz Brzeziński – adwokat z wieloletnim doświadczeniem w prowadzeniu postępowań sądowych i doradztwie prawnym.

Jednym z głównych tematów rozmowy była potrzeba spojrzenia na działalność przedsiębiorstwa jednocześnie z perspektywy prawnej, podatkowej i księgowej. Jak podkreślała Ewelina Włodarczyk, dokument trafiający do księgowości często jest dopiero końcowym efektem wcześniejszych ustaleń biznesowych.

– Faktura jest skutkiem umowy. Dostajemy ją już po wykonaniu danego zdarzenia gospodarczego. Możemy z niej wyczytać, co było przedmiotem zlecenia, ale nie wiemy, na co strony się umówiły, czy zastosowanie mają kary umowne albo częściowe odbiory robót. Może być mnóstwo rzeczy, których nie widzimy bezpośrednio z faktury – mówiła Ewelina Włodarczyk.

Jej zdaniem właśnie dlatego współpraca księgowego z prawnikiem jest tak istotna. Jeśli rozpoczyna się dopiero wtedy, kiedy dokumenty trafiają do biura rachunkowego, na działania zapobiegawcze może być już za późno.

– Księgowy dostaje coś post factum. Jeśli wcześniej tej współpracy z prawnikiem nie było, czasem trzeba odkręcać to, co zostało zepsute. Księgowy bez prawnika nie jest w stanie funkcjonować w większości przypadków. Nie jesteśmy specjalistami w każdej dziedzinie i to też jest OK – zaznaczyła.

Wśród sytuacji, w których wsparcie prawne jest szczególnie potrzebne, wymieniła m.in. umowy o współpracy, przekształcenia, aporty, dopłaty oraz zmiany umów spółek. Jak podkreślała, rozwiązania powinny być od początku przygotowane z uwzględnieniem indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy.

Umowę warto konsultować, zanim pojawi się faktura

Karol Wątrobiński zwrócił uwagę, że współpraca działa również w przeciwnym kierunku – prawnik przygotowujący umowę często potrzebuje wiedzy księgowych i doradców podatkowych. Jako przykład wskazał konstruowanie umowy sponsoringowej, w której sposób i terminy fakturowania powinny być uzgodnione z osobami, które później będą odpowiedzialne za jej rozliczenie.

– Dla mnie konsultacje z księgowością klienta na etapie projektowania albo negocjowania umów są kluczowe. To księgowość będzie potem je rozliczać. Powinna wiedzieć, jak zostało to skonstruowane, i przede wszystkim to zaakceptować – mówił Karol Wątrobiński.

Ekspert podkreślał również, że biuro rachunkowe jest często dla przedsiębiorcy pierwszym i najbliższym źródłem doradztwa. Nie oznacza to jednak, że księgowy powinien znać odpowiedź na każde pytanie. Rosnąca liczba regulacji powoduje, że specjalizacja i współpraca ekspertów stają się coraz ważniejsze.

Istotnym wyzwaniem pozostaje przekonanie przedsiębiorców, że dodatkowa konsultacja prawna czy księgowa ma konkretną wartość. Zdaniem Karola Wątrobińskiego kluczowe jest wyjaśnienie klientowi nie tylko tego, że konsultacja jest potrzebna, ale przede wszystkim – dlaczego.

– Nad klientem trzeba pracować. Czasami jest to długa praca, nawet latami, żeby przekonać go o wartości usług prawnych, podatkowych czy księgowych. Kiedy klienci widzą później, że pojawia się problem, ale mamy go określonego w umowie, wiemy, jak wystawić faktury i jak je zaksięgować, zaczynają rozumieć wartość takiej współpracy – podkreślił.

Lepiej zapobiegać, niż „gasić pożary”

Na konsekwencje zbyt późnego korzystania z pomocy specjalistów zwrócił uwagę Mateusz Brzeziński. Jak wskazywał, prawnik często pojawia się dopiero wtedy, gdy przedsiębiorca ma już konkretny problem – na przykład rozpoczyna się kontrola i trzeba ustalić podstawy wystawienia faktury oraz odtworzyć wcześniejsze ustalenia stron.

– Jako adwokat często jestem już od gaszenia pożaru. To moment, kiedy pojawia się kontrola, kiedy trzeba sięgnąć do źródeł i sprawdzić, dlaczego taka faktura zaistniała, czy rzeczywiście dokumentuje daną transakcję. A umowy, która powinna być stworzona wcześniej, czasami po prostu nie ma – mówił Mateusz Brzeziński.

Ekspert zwrócił też uwagę na odpowiedzialność związaną z przekraczaniem granic własnych kompetencji. Księgowy może być pierwszą osobą, do której przedsiębiorca zwraca się także z pytaniem prawnym, ale nie oznacza to, że powinien samodzielnie udzielać odpowiedzi w każdej dziedzinie.

– Nie ma ludzi od wszystkiego i nie musi być ludzi od wszystkiego. Każdy musi odpowiedzieć sobie, czy jest w stanie poprowadzić sprawę kompleksowo, czy potrzebuje wsparcia. Niczym złym nie jest powiedzieć: potrzebuję pomocy, potrzebuję konsultacji – zaznaczył Mateusz Brzeziński.

AI zmienia oczekiwania klientów

Podczas dyskusji pojawił się również temat sztucznej inteligencji. Zdaniem Mateusza Brzezińskiego łatwy dostęp do generowanych przez AI wzorów umów czy odpowiedzi na pytania prawne tworzy nowe wyzwanie dla prawników, księgowych i doradców. Klient może przyjść do specjalisty z gotową odpowiedzią uzyskaną od narzędzia AI, która nie zawsze będzie prawidłowa lub dostosowana do jego konkretnej sytuacji.

W tym kontekście jeszcze większego znaczenia nabierają wiedza, doświadczenie i wzajemna współpraca specjalistów. Eksperci byli zgodni, że przedsiębiorca powinien otrzymywać rozwiązanie uwzględniające jednocześnie konsekwencje prawne, podatkowe i księgowe, zamiast kilku oderwanych od siebie odpowiedzi.

Najlepszym podsumowaniem dyskusji okazała się propozycja Karola Wątrobińskiego, by nieco zmienić pytanie postawione w tytule panelu.

– Zmieniłbym „duet przyszłości czy konieczność biznesowa” na „duet przyszłości i konieczność biznesowa”. Nie da się, moim zdaniem, pracować prawnie bez dobrej księgowości, nie da się pracować księgowo bez dobrego prawnika – podsumował.

(ŁK)